JD Studio: التوصيف الوظيفي بالذكاء الاصطناعي داخل Microsoft 365

نظرة عامة على المشروع

من ملاحظات المقابلة إلى توصيف وظيفي جاهز للتوقيع، في محادثة واحدة. بنينا JD Studio، مساعدًا ذكيًا لكتابة التوصيفات الوظيفية، لفريق الموارد البشرية في مجموعة كبرى متعددة الشركات في السعودية، داخل بيئة Microsoft 365 وPower Platform الخاصة بالمجموعة. يتحدث موظف الموارد البشرية مع وكيل على Copilot Studio، ويضيف مدخلاته في نموذج على Power Apps، ثم يتسلّم نموذج التوصيف الوظيفي الرسمي للمجموعة مستندَ Word مكتملًا.

سياق العمل

كان فريق الموارد البشرية يكتب التوصيفات الوظيفية بأداة ذكاء اصطناعي تعمل في المتصفح فقط، بناها أحدهم للفريق. أدّت الأداة الغرض لشخص واحد في كل مرة، لكن كل شيء كان محفوظًا في متصفح كل مستخدم: لا قاعدة بيانات، ولا سجل تدقيق، ولا سبيل للعثور على توصيف سابق. وكانت خارج منظومة Microsoft 365 في الشركة، بعيدة عن تسجيل الدخول والأمان وسياسات البيانات، ولم تطابق مخرجاتها نموذج التوصيف الوظيفي الرسمي للمجموعة، فكان الفريق يعيد كتابة كل شيء في Word. وقد يسدّ الذكاء الاصطناعي الفراغات بتفاصيل تبدو معقولة لكنها مختلَقة، دون ما يميّز الحقيقة من التخمين.

كيف تعاملنا مع المشروع

1. 01

   البداية في المحادثة

   يكتب موظف الموارد البشرية للمساعد أنه يريد إعداد توصيف وظيفي، فيفتح المساعد جلسة جديدة ويردّ برابط إلى نموذج.

2. 02

   نموذج ذكي

   يفتح الرابط نموذجًا على Power Apps مرتبطًا بتلك الجلسة مسبقًا، ويختار المستخدم أحد وضعين: يلصق ملاحظات المقابلة مع المدير صاحب الشاغر أو نصّها الكامل، أو يكتب المسمى الوظيفي وما يعرفه من تفاصيل ليصوغ المساعد الباقي وفق أفضل الممارسات.

3. 03

   صياغة وفق الهيكل الرسمي

   يعود المستخدم إلى المحادثة ويطلب التوصيف، فيكتبه المساعد قسمًا قسمًا وفق هيكل الشركة نفسه: بيانات الوظيفة، والغرض منها، والمسؤوليات الرئيسية، وأصحاب المصلحة الرئيسيون وأسلوب تواصل الوظيفة معهم، والمؤهلات والخبرة، والكفاءات الفنية.

4. 04

   مستند Word مكتمل

   يُملأ النموذج الرسمي تلقائيًا مع الحفاظ على تنسيق الشركة وهويتها وقسم الاعتماد، ويُحفظ المستند على سجل الجلسة جاهزًا للتنزيل والمراجعة والتوقيع.

5. 05

   متابعة الحالة في أي وقت

   سؤال مثل «هل توصيفي جاهز؟» يلقى جوابه من الحالة الفعلية للجلسة: بانتظار المدخلات، أو جاهز للإنشاء، أو مكتمل مع رابط التنزيل.

صريح بشأن ما ينقصه

التوصيف الوظيفي مستند رسمي، ولذلك لا يسدّ المساعد أي فراغ دون أن يُعلن عنه.

• في وضع ملاحظات المقابلة يعتمد المساعد على ما في الملاحظات والنموذج فقط، وكل معلومة ناقصة يضع عليها علامة «معلومات مطلوبة» بدل اختلاقها.
• في وضع المسمى الوظيفي يحمل كل اقتراح يضيفه علامة «بحاجة إلى تأكيد».
• قواعد النموذج نفسه في كل مرة: من ثلاث إلى خمس مسؤوليات، ومن خمسة إلى سبعة من أصحاب المصلحة، وأنواع معتمدة لأصحاب المصلحة وأساليب التواصل، ولا أسماء أشخاص، ومتطلبات خبرة وصفية لا رقمية.
• محكوم وآمن: تبقى البيانات في سحابة Microsoft الخاصة بالمجموعة، مع تسجيل الدخول والصلاحيات وسياسات البيانات في Microsoft 365، ولا يُحفظ شيء في المتصفح.
• قابل للتتبع: كل طلب سجلٌّ يضم مدخلاته وحالته ومقدّمه والمستند الناتج.

النمط نفسه لمستندات أخرى

محادثة، فنموذج، فمستند جاهز: نمط يصلح لأي مستند تُعدّه الشركة من مدخلات وقواعد محددة.

• خطابات العروض الوظيفية ونماذج الموارد البشرية
• مسودات العقود من قالب معتمد
• طلبات استقبال العملاء
• تقارير الخدمة الميدانية
• وكلاء Copilot داخل تطبيقات Dynamics 365

النتائج

ما قمنا بتسليمه

التقنيات المستخدمة